Una gran resignación organizacional. Reuniones no efectivas

En un taller reciente trabajamos el tema de las insatisfacciones del equipo con sus reuniones de coordinación. En vez de enfocarnos en las insatisfacciones, hicimos un levantamiento de las aspiraciones para que esas reuniones fuesen efectivas. Las aspiraciones recogidas fueron las siguientes:

• Compromiso con el horario de llegada
• Compromiso con la efectividad de la reunión
• Poder informar más de mi área
• Comunicarnos lo que ha pasado
• Generar bitácora de compromisos
• Mayor capacidad de escucharnos
• Más análisis, mas punto de vista
• Poder incorporar mis quiebres actuales o previstos
• Respeto por los tiempos asignados
• Evitar el exceso de información
• Generar acuerdos
• Poder aclarar dudas sobre proyectos
• No tener múltiples objetivos
• Tener reglas de cortesía como el no uso de celulares, hablar cuando otro habla, fumar sin permiso, etc
• Separar la reunión de coordinación de la reunión de análisis de proyectos
• Buscar el momento óptimo de la semana que permita hacerla con tranquilidad
• Minimizar los riesgos de autoritarismos de la persona que dirige la reunión e impone nuevas reglas
• Recordar que el tiempo es el recurso más escaso en los ejecutivos de cualquier organización, y en la reunión usamos el tiempo de todos los participantes.

A partir de este levantamiento, generamos una reflexión, en que examinamos los paradigmas que forman nuestra cultura acerca de las reuniones, que constó de los siguientes elementos

• La importancia de precisar el objetivo fundamental de la reunión, a lo cual los otros objetivos se subordinan. En este caso, se propuso que el objetivo fundamental sea Cuidar y potenciar al equipo
• Investigar otros medios para otros objetivos, por ejemplo, informar es algo que se puede hacer por escrito o en reuniones especiales en que concurren sólo los interesados
• No es conveniente asignar poder de decisiones a reuniones de coordinación, la responsabilidad debe permanecer en el responsable y no diluirse en el comité.
• Es conveniente consensuar las reglas de cortesía y respetarlas estrictamente, ya que nuestro cuerpo no está acostumbrado a ellas, por tanto es conveniente destacar periódicamente las personas que han tenido los mayores avances y establecer sanciones lúdicas de su incumplimiento, sanciones que permiten un mayor grado de alerta del equipo
• Una habilidad fundamental a desarrollar es la capacidad de escuchar, para ayudar este aprendizaje, es conveniente controlar nuestra tendencia a hablar.
• Usar las reuniones para establecer y controlar compromisos baja el ánimo de la reunión, es preferible dejar el carácter bilateral que tiene, salvo que no le sea posible, y ese en un tema que se pide ayuda al equipo

Con las expectativas y reflexiones, construimos las reglas de la reunión:

• Se harán los días xxx de yy:yy a zz:zz
• Hay consenso de las siguientes reglas de cortesía
• Un minuto de atraso se considera atraso
• Los celulares están apagados o en modo silencioso
• No se contestan los celulares durante las reuniones. Para casos de llamadas urgentes, de autoridades, o familiares, se nomina a una secretaria que indica el término previsto de la reunión, y pregunta si es necesario interrumpir la reunión, si la persona así lo indica, la persona solicitada sale de la reunión para contestar la llamada
• No se fuma, a menos que se pida permiso y se acuerde por unanimidad
• Cuando una persona habla, no se habla con el vecino
• Se establece una multa de $ xxxx por cada incumplimiento, como tesorero se designa a zzz, quién debe informar mensualmente del fondo acumulado. Estos cargos son trimestrales, se van rotando.
• La reunión tiene un responsable de dirigirla y establecer las fallas a las reglas de cortesía, cuyas decisiones son no apelables. Inicialmente se nombra a yyy, y este cargo se rota mensualmente para desarrollar habilidades de dirección.
• La reunión se lleva adelante en base a rondas, en que la persona que habla tiene un “testigo”, un elemento que simboliza poder, que le autoriza hablar, y que entrega a su vecino de la derecha cuando termina de hablar, no se permiten interrupciones, salvo que se desee pagar la multa. Las observaciones que cada uno tenga es conveniente anotarlas para tenerlas presentes en su turno.
• Ronda 1. Cada uno indica en una palabra el estado de ánimo en el cual llega
• La persona de mayor jerarquía da cuenta de lo que ha pasado en la reunión superior a que asiste. Énfasis en lo que afecte a este equipo.
• Ronda 2 Cada persona cuenta una experiencia que le haya sido gratificante, donde haya sido actor, desde la última reunión
• Ronda 3. Cada persona expone un quiebre que tiene o que anticipa y pide puntos de vista de cómo encararlo
• La persona de mayor jerarquía elige un quiebre que le parece prioritario para la ronda siguiente
• Ronda 4 Cada persona da su punto de vista sobre el quiebre, es posible hacer preguntas de aclaración a la persona que lo declara, dudas que el autor del quiebre responde sólo cuando le llega su turno. Esta ronda se hace dos veces, y termina con la declaración de (in)satisfacción de la persona que lo declaró con los aportes
• Si hay tiempo, la persona que dirige la reunión, le pide a la persona de mayor jerarquía elige un nuevo quiebre que le parece prioritario para la ronda siguiente
• Ronda 5 Cada persona indica lo que se lleva de la reunión, el estado de ánimo que le generó.
• Los compromisos que se puedan haber generado se reafirman con posterioridad, cada interesado en las promesas que se le hicieron, se hace responsable de especificar lo que escuchó como promesa, precisando fechas y condiciones de satisfacción, obtener la promesa, controlar su cumplimiento y seguimiento y reclamar si es necesario
• Se contará con una Intranet que permita canalizar la información que sirva de contexto a las conversaciones del equipo y permita profundizar los debates que hayan quedado pendientes o no se hayan podido realizar, usar la tecnología para crear una comunidad de aprendizaje

Finalmente acordamos analizar periódicamente estas reglas para mejorar su efectividad. Recalcamos que tener reuniones efectivas no es materia de buena voluntad, sino de aprendizaje

El objetivo a mantener es mejorar como equipo en nuestra efectividad en el uso del recurso mas escaso, nuestro tiempo.